Grundejerforeningen Kirsebærvænget
Referat fra Grundejerforeningen Kirsebærvænget

Ordinær generalforsamling onsdag den 22. oktober 2014, kl. 20.00

afholdt hos Peter Jeggesen, Søndersøvej 18, 8240 Risskov

Fremmødte:   13 husstande repræsenteret ved mødet, herunder 7 medlemmer fra bestyrelsen.

Pkt. 1. Valg af dirigent

René Kvistgaard blev valgt som dirigent, og mødet blev afholdt med udgangspunkt i udleveret dagsorden som er omdelt rettidig ift. vedtægterne.

Pkt. 2. Formandens beretning

Formandens beretning blev fremlagt af Claus Kristensen og godkendt enstemmigt.

Beretningen:

  • Der har i det forløbende år været afholdt 7 bestyrelsesmøder

    (24/10, 4/12, 26/2, 30/4, 13/8, 17/9, 22/10)

    Alle medlemmer har deltaget aktivt og dermed ydet en stor indsats for Grundejerforeningen Kirsebærvænget.

  • Der har på de enkelte bestyrelsesmøder været behandlet mange forskellige emner.

    Nogle bedre end andre, for foreningens økonomi og foreningens medlemmer. 

  • Året startede med nogle gigantiske regnbyger - hvilket fik bestyrelsen til, at igangsætte en grundig rensning af vores kloaksystemer, som er koblet sammen med alle vejbrøndene.

    Denne indsats har heldigvis betydet, at der ikke har været nogen vandproblemer efterfølgende hos de enkelte grundejere og på vejene i området.

  • Den allerstørste opgave som bestyrelsen har arbejdet med i den forløbende periode, er naturligvis nok vejenes tilstand og asfaltbelægningen.

    Trafik og Veje har været indkaldt til et møde om besigtigelse af asfaltbelægnings tilstand. Dette møde resulterede desværre i, at Trafik og Veje afslog og ville ikke deltage i udbedring af revnedannelserne, som er opstået i belægningen.

    Efterfølgende rettede bestyrelsen kontakt til Gratis Advokathjælp, hvor vi fik vejledning i hvordan man indgiver en klage til af de officielle kanaler - nemlig via Vejdirektoratet som er øverste myndighed i denne type klagesager.

    Vi har modtaget svar vedrørende vores klage - og svaret var, at vi ikke kan komme videre i denne sag. Bestyrelsen besluttede efterfølgende at lukke asfaltsagen endegyldigt.

  • Nu noget andet meget positivt - nemlig vores legeplads - som er blevet renoveret med nye mål og et højt hegn ved bækken. Iflg. flere udsagn er det længe siden der har været så mange som benytter vores legeplads. Dog mangler vi lige at indkøbe nye borde og bænke - så flere kan hygge sig samme på pladsen.

  • Arrangementer:

    Fastelavnsfesten blev som traditionen byder afholdt på legepladsen med en tilmelding af mange børn og voksne.

    Skt. Hans aften blev en hyggelig aften med et fint bål. Der var tændt for grillen og de fremmødte beboere hyggede sig med fællesspisning.

    Desværre havde vi ikke nok tilmeldinger til årets sommerfest - hvilket betød, at bestyrelsen valgte at annullere årets sommerfest. Det betød samtidig, at vi ikke fik mulighed for, at opstille  og afprøve grundejerforeningens nyindkøbte telte.

    Som en konsekvens af den ringe tilslutning - både til sommerfesten og til foreningens generalforsamling - fremsætter bestyrelsen - derfor i dag et forslag om, at ændre tidspunkterne for de 2 arrangementer.

    Dette indebærer, at både generalforsamlingen og sommerfesten - fremover afholdes i den samme weekend i juni måned - naturligvis forudsat - at forslaget bliver vedtaget på generalforsamlingen i dag.

    Ved at samle begge arrangementer - vil vi kunne afholde generalforsamlingen om eftermiddagen og derefter sommerfesten senere på dagen. Fordele er naturligvis, at vi ikke længere, skal ud og finde lokaler, hvor vi kan afholde generalforsamlingen.

    Bestyrelsen håber, at dette tiltag vil medvirke til en forøget interesse for begge arrangementer.

    I forbindelse med årets generalforsamling, har Tanja Dengsø valgt at trække sig som  bestyrelsesmedlem - der skal herfra lyde en stor tak til Tanja -for det store arbejde du har  udført i bestyrelsen, og ved de arrangementer som du har været ansvarlig for.

Pkt. 3 Fremlæggelse af revideret regnskab

Regnskab godkendt.

Peter Jeggesen fremlagde regnskab, og fortæller at største delen af kontingenter er overført via bankoverførsel direkte til bank.

I løbet af året har der været foretaget en større rensning af brønde i området, hvilket har forbedret vandsituationen - det aftales at der fremover foretages rensning ca. hvert andet år og næste gang skal foregå slut efterår 2016 medmindre der opstår situationer som kræver handling tidligere.

Som det fremgår af regnskabet har grundejerforeningenpt. en saldo på kr. 238.933,53 som fordeler sig med kr. 183.649,41 til vej og kr. 55.284,12 til grundejerforeningen.

Der oplyses, at medlemsantallet efterhånden er ved at være godt med. Vi forventer samme tilslutning som sidste år og det viser sig at vores personlige kontakt til nye medlemmer virker, de sidste der ikke er med i grundejerforeningen vil naturligvis blive opfordret til medlemskab for dermed at tage del i fællesskabet og de mange goder - her sættes særligt fokus på vejens udbedringer og snerydning.

Pkt. 4. Indkomne forslag fra bestyrelsen og medlemmer

FORSLAG FRA BESTYRELSEN:

Som det fremgår af formandens beretning stiller bestyrelsen forslag om ændring af foreningens regnskabår så det fremover hedder 1. juni - 31. maj, samt afholdelse af generalforsamling og sommerfest som fælles arrangement i telt forenden af Søndersøvej i juni måned. Der er derfor stillet forslag om vedtægtsændringer beskrevet nedenfor.

Bestyrelsen foreslår ændring af vedtægterne:

Nuværende tekst § 7:

§ 7 Økonomi: Generalforsamlingen fastsætter et årlig kontingent for medlemskab af foreningen.  For at være medlem skal kontingentet være betalt senest ved udgangen af måneden for generalforsamlingen, hvilket er den 31. oktober.

Bestyrelsen udsender opkrævning sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen i september måned.

1.rykker udsendes i november og 2.rykker i december måned. 2. rykker skal være ved personlig kontakt. Hvis der ikke er betalt senest 31. december bortfalder medlemskabet af foreningen.

Foreningens regnskabsår er 1. september - 31. august.

Kassereren skal føre regnskabsbog hvor det skal fremgå hvad der er opsparet til vejvedligeholdelse.

Forslag til ny tekst § 7:

§ 7 Økonomi: Generalforsamlingen fastsætter et årlig kontingent for medlemskab af foreningen. For at være medlem skal kontingentet være betalt senest ved udgangen af måneden for generalforsamlingen, hvilket er den 30. juni.

Bestyrelsen udsender opkrævning sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen i maj måned.

1.rykker udsendes i juli måned og 2.rykker i august måned. 2. rykker skal være ved personlig kontakt. Hvis der ikke er betalt senest 31. august bortfalder medlemskabet af foreningen.

Foreningens regnskabsår er 1. juni - 31. maj.

Kassereren skal føre regnskabsbog hvor det skal fremgå hvad der er opsparet til vejvedligeholdelse.

Nuværende tekst § 8:

§ 8 Økonomi: Hvert år i september bestemmer generalforsamlingen hvor stor en del af kontingentindbetalingen, der skal opspares til vejvedligeholdelse (jf. § 2 pkt. 3 og 4). Dette beløb indsættes på en konto der udelukkende bruges til dette formål. Den resterende del af kontingentindbetalingen bruges på foreningens øvrige formål.

Stk.2 Udgifter til vejvedligeholdelse dækkes 100% for medlemmer med mindst 60 måneders uafbrudt anciennitet.

For nye grundejere, der melder sig ind i foreningen seneste tre måneder efter overtagelse af grunden gælder:

der ydes 100 % dækning fra indmeldelsestidspunktet.

For eksisterende grundejere, der melder sig ind på et senere tidspunkt gælder:

der ydes 100 % dækning efter 60 måneders uafbrudt medlemskab

Stk. 3 Bestyrelsen træffer beslutning vedrørende dækning af vejvedligeholdelsesudgifter ved simpel stemmeflerhed, men er kun beslutningsdygtig, når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer er til stede. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Forslag til ny tekst § 8:

§ 8 Økonomi: Hvert år i juni bestemmer generalforsamlingen hvor stor en del af  kontingentindbetalingen, der skal opspares til vejvedligeholdelse (jf. §2 pkt.3 og 4). Dette beløb indsættes på en konto der udelukkende bruges til dette formål. Den resterende del af kontingentindbetalingen bruges på foreningens øvrige formål.
 

Stk.2 Udgifter til vejvedligeholdelse dækkes 100% for medlemmer med mindst 60 måneders uafbrudt anciennitet.

For nye grundejere, der melder sig ind i foreningen seneste tre måneder efter overtagelse af grunden gælder:

der ydes 100 % dækning fra indmeldelsestidspunktet.

For eksisterende grundejere, der melder sig ind på et senere tidspunkt gælder:

der ydes 100 % dækning efter 60 måneders uafbrudt medlemskab

Stk. 3 Bestyrelsen træffer beslutning vedrørende dækning af vejvedligeholdelsesudgifter ved simpel stemmeflerhed, men er kun beslutningsdygtig, når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer er til stede. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Nuværende tekst § 12:

§ 12 Generalforsamlingen: Foreningen afholder generalforsamling hvert år i september eller oktober måned.

Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen.

Ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes, hvis to bestyrelsesmedlemmer kræver dette, eller 1/3 af foreningens medlemmer skriftligt kræver det.

Ekstraordinær generalforsamling kan ikke indkaldes i skolernes ferieperiode.

Forslag til ny tekst § 12:

§ 12 Generalforsamlingen: Foreningen afholder generalforsamling hvert år i juni måned.

Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen.

Ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes, hvis to bestyrelsesmedlemmer kræver dette, eller 1/3 af foreningens medlemmer skriftligt kræver det.

Ekstraordinær generalforsamling kan ikke indkaldes i skolernes ferieperiode.

Bestyrelsens forslag blev diskuteret - godkendt og vedtaget enstemmigt med betingelse af der foretages en ekstraordinær nedsættelse af kontingentet for perioden 2015/2016 idet den nuværende kontingentindbetaling dækker et års betaling - næste kontingent vil derfor kun være kr. 600 idet der kun betales for 9 mdr. ift. nyeste indbetaling og ændring af regnskabsperiode.

Herefter vil beløbet være justeret og kontingentet vil fremadrettet være kr. 800,- årlig medmindre andet fastsættes på kommende generalforsamlinger.

FORSLAG FRA FREMMØDT MEDLEM:

Thomas Mohr Rasmussen SØ21, har før stillet et forslag om beplantning af allé træer langs vejene i vores område og prøver igen at fremvise en foto illustration på en lignende beplantning (se bilag samt opslag på hjemmeside).

Forslaget blev drøftet og flere har meninger om det overhovedet er muligt pga. vores dræn langs vejene - bestyrelsen finder forslaget interessant og mener der er grundlag for at arbejde med ideen. Kim Plauborg NØ1 undersøger om det er muligt og bestyrelsen drøfter sagen på de næste bestyrelsesmøder.

Intet er vedtaget endnu men der arbejdes med ideen, og hvilke muligheder der måtte være, herunder også hvilke træer der kunne være egnet. Thomas Mohr Rasmussen har tilbudt at deltage i møder såfremt det ønskes.

Charlotte Lauritsen SØ52 sørger for ideen bliver fremvist på vores hjemmeside. 

Pkt. 5 Valg til bestyrelse

på valg:

  • Kasser Peter Jeggesen - ønsker genvalg til bestyrelsen

  • Bestyrelsesmedlem Charlotte Lauritsen - ønsker genvalg til bestyrelsen

  • Bestyrelsesmedlem Tanja Dengsø - ønsker ikke genvalg til bestyrelsen

  • Suppleant Alex Overgaard - ønsker genvalg til bestyrelsen

  • Suppleant Kim Plauborg - ønsker genvalg til bestyrelsen

    Peter Jeggesen er genvalgt til bestyrelsen som bestyrelsesmedlem, det samme gælder Charlotte Lauritsen - suppleant Alex Overgaard rykker op og overtager jobbet som kasser efter Peter Jeggesen. Suppleant Kim Plauborg fortsætter som suppleant og Jan Thomsen vælges som ny suppleant til bestyrelsen.

    Bestyrelsen har nu følgende medlemmer:

  • Formand Claus Kristensen, Søndersøvej 16

  • Kasser Alex Overgaard, Søndersøvej 10

  • Bestyrelsesmedlem Charlotte Lauritsen, Søndersøvej 52

  • Bestyrelsesmedlem Peter Jeggesen, Søndersøvej 18

  • Bestyrelsesmedlem Ejvind Ring, Søndersøvej 12

  • Suppleant Kim Plauborg, Nørresøvej 1

  • Suppleant Jan Thomsen, Søndersøvej 20

Tak til Tanja Dengø for det arbejde der er udført i bestyrelsen.

Bestyrelsen afholder næste bestyrelsesmøde den 5. november 2014, kl. 20.00 hos formanden.

Pkt. 6 Fastsættelse af næste års kontingent, for perioden 1. juni 2015 - 31. maj 2016

Samt procentfordelingen af indbetalte kontingenter  jf. § 2 pkt. 3 og 4. og § 8 i vedtægterne

Nuværende kontingent fastholdes på kr. 800,00 dog foretages der en ekstraordinær kontingentnedsættelse for perioden 2015/2016 pga. ændring af regnskabsperiode, som også beskrives under pkt. 4 - kontingentet vil derfor ekstraordinært være på kr. 600,00

Fordeling blev enstemmigt vedtaget med 90% til vej og 10% til grundejerforeningen. 

Pkt. 7 Eventuelt

  • Bestyrelsen arbejder videre med skiltning i området og forventer snarest der kommer en afgørelse så skiltningen kan iværksættes - bestyrelsen har indhentet tilbud og lavet aftale om udførelse.

  • I forbindelse med formandens beretning har vi drøftet vejen, og bestyrelsens arbejde bakkes op af de fremmødte. Alle på mødet er enige om der IKKE skal udføres reparationer på vejen udfor beboere, som ikke yder medlemskab til grundejerforeningen, en eventuelt reparation vil derfor være egenbetaling - netop dette argument burde være nok til at indbetale medlemskab til grundejerforeningen. Der drøftes også at der eventuelt er mulighed for grundejere selvstændigt kan søge sit forsikringsselskab om fri retshjælp såfremt man ønsker at forfølge sagen omkring asfalten på vejen - dette vil dog være uden bestyrelsens medvirken.

  • Festudvalget består af:

    Glen Thorvaldsen HA8, Tanja Dengsø SØ14, Janne Plauborg NØ1, derudover har Tanja yderligere skaffet nyt et medlem, udvalget vil blive opdateret på vores hjemmeside.

  • Legepladsudvalget: der er pt. intet nyt fra legepladsudvalget, hvis der er ønsker om nye tiltag kan dette fremsendes til bestyrelsen.

  • Græsslåningen blev drøftet - bestyrelsen tager punktet med på næste bestyrelsesmøde og indhenter eventuelle nye tilbud, samtidig følger bestyrelsen op på aftale om snerydning, så det er på plads inden vinteren.

Bestyrelsen takker for en god og konstruktiv debat, og takker de få fremmødte ved dette års generalforsamling - vi håber naturligvis på flere deltagere næste år.

./. se særskilt bilag med fotoillustration iht. forslag pkt. 4.

Referatet er udarbejdet af Charlotte Lauritsen, Risskov d. 29.10.2014